Инструкция об охранном режиме архива организации

При большом объёме документов стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются (сверху вниз, слева направо) и составляются постеллажные топографические указатели на каждый стеллаж (приложение 2). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах. Студенты НОВГУ в читальном зале ПРАВИЛА работы пользователей в читальном зале Государственного архива Новгородской области Скачать в формате doc. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, уста­навливаются вне хранилищ. Реальной помощи от областного управления по делам ГО и ЧС, городского штаба мы не ощущаем. Климатические параметры воздуха в хранилищах должны контролироваться специальными приборами. В настоящее время выпускается много приборов, позволяющих измерять температуру и влажность воздуха или оба параметра одновременно — термометр, психрометр, гигрометр. Санитарно-гигиенический режим Помещение архива должно содержаться в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли. Противопожарный режим Противопожарный режим регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности. После длительных переговоров наконец решен вопрос о размещении и документов в приспособленном для этого помещении. А вот вопрос об организации транспортировки документов архива в пункт их укрытия не проработан.

Смотрите также: Схемы вышивка крестом астры

Работа эта не простая, но мы надеемся, что наш архив будет отвечать всем современным требованиям, так, чтобы в случае чрезвычайных ситуаций сохранить документальные богатства и обеспечить защиту сотрудников. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом. Совмещение хранилища и рабочей комнаты не допускается. В хранилище запрещается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды. Документы постоянного хранения на бумажной основе размещают в картонных коробках, папках, документы временного хранения – в связках. Следует заметить, что в настоящее время практически все вопросы мобилизационной подготовки госархив решает самостоятельно. Транспортные и упаковочные средства для перемещения и перевозки документов должны быть чистыми. Вопрос об охране зданий архива органами внутренних дел в нашей области не решен, охрана осуществляется силами дежурных бюро пропусков. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха в кондиционируемых помещениях не реже одного раза в неделю, в хранилище с нерегулируемым климатом не реже двух-трех раз в неделю, при нарушениях режима хранения один-два раза в сутки.

Смотрите также: Образец расшифровки дебиторов и кредиторов

Объем и содержание указанных мероприятий определяются исходя из возможностей имеющихся сил и средств и их использования на основе принципов необходимой достаточности. Важным средством обеспечения сохранности документов служит соблюдение санитарно-гигиенического режима, то есть комплекса требований, направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли, а особенно насекомых и грызунов. Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию (системы кондиционирования), которые обеспечивают рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурновлажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Чтобы привести в работоспособное состояние расположенные на территории архива подземные противопожарные резервуары необходимо не менее 1 млн рублей, а на установку системы автоматического пожаротушения требуется 6 млн рублей. Помещение архива должно иметь естественную или искусственную вентиляцию и удобные для эвакуации выходы к лифтам, лестничным клеткам. При длительном нарушении режима хранения, сопровождающемся опасным повышением относительной влажности до 80-90 %, необходимо принимать меры по нормализации климатических условий — интенсивное проветривание с учетом погодных условий, принудительное осушение хранилища. При аварийных ситуациях, вызванных попаданием воды в помещение, необходимо предпринять немедленные действия по ликвидации причин и последствий аварии, осушению хранилища и, при необходимости, сушке документов.

Смотрите также: Презентация мир во второй половине 20 века

Например, заменены пришедшие в негодность пожарные рукава у пожарных кранов, установлены противопожарные двери. На выполнение предписаний департаментом финансов области запланировано выделение по 500 тыс. рублей ежегодно на период 2007-2010 гг., но этого недостаточно. Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным; документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Читальный зал расположен в здании государственного областного казенного учреждения «Государственный архив Новгородской области» (ГАНО) по адресу: 173003, Великий Новгород, ул. Категорически запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания и легковоспламеняющихся веществ.

Главная задача архивистов – сохранить эти богатства для будущих поколений. В целях обеспечения безопасности архивных фондов руководство архива принимает комплекс мер по усилению охранного, противопожарного, санитарно-гигиенического, светового режимов хранения документов. Перед нами поставлены задачи приобретения упаковочного материала, необходимого для подготовки документов к вывозу, приобретение и поддержание в готовности противогазов, приборов химической и радиационной защиты. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения. Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004-91, а также противопожарным водоснабжением. Гигрометры М-68 и М-19 — стрелочные, механические приборы с измерительной шкалой, отградуированной в диапазоне от 0 до 100 % относительной влажности. Право доступа в архивохранилища имеет начальник Отдела, а также сотрудники Отдела для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, выдачей-подкладкой дел, подготовкой ответов на запросы граждан и юридических лиц. Защита документов от разрушающего действия света должна осуществляться при любых видах работы с документами. Несколько лет назад в областное управление был передан запрос о транспортировке документов, о том, какими силами и как будет организована охрана остающегося массива документов в случае эвакуации и целый ряд других. Печать или пломбу хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания (помещения), долговечность его конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Не допускается размещение архива в ветхих деревянных постройках, в сырых основных, подвальных, чердачных помещениях.

При проведении уборки применяемые средства, такие как вода и антисептики, не должны попадать на документы. В помещении архива не допускается хранение посторонних предметов, использование пищевых продуктов. Освещение в помещении архива может быть искусственным или естественным. Это достигается наличием оптимальных условий хранения документов и соблюдением режимов хранения. Для соблюдения санитарно-гигиенического режима необходимо: регулярно проводить влажную уборку; раз в год проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения документов. Охранный режим Помещение архива должно быть оборудовано охранной сигнализацией. Конечно, большая часть этих мероприятий выполнялась и выполняется и в других зданиях архива, но впервые они зафиксированы на стадии проектирования архивохранилища. Устанавливают скрытую электропроводку, герметичные или полугерметичные штепсельные розетки.

Технические инженерные решения направлены на обеспечение взрывопожаробезопасности, молниезащиты здания и оборудования. Допускается в хранилище эксплуатация существующих деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами. Запасной комплект ключей с соответствующими бирками хранится в специальном пенале у директора. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ не должны собирать пыль или быть ее источником, а также выделять агрессивные химические вещества.

Инструкция об охранном режиме архива в организации

Охранный режим архива обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования здания средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатывания помещений, соблюдения пропускного режима и порядка доступа в хранилища. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных пеналах или конвертах либо у заведующего, либо в службе охраны. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. При перемещении документов в пределах здания необходимо предусматривать наиболее рациональные пути и средства транспортирования, исключая многократное перекладывание документов. Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом, при нормальном санитарно-биологическом состоянии помещения. Помещение должно быть пожаробезопасным и гарантированным от затопления.

Нужно, чтобы у гигрометра был вывод для его настройки — это важнейшее условие для выбора той или иной модели. Методическое пособие / ВНИИДАД. – М., 2002. – С. 16-20, 25-26 [Электронный ресурс]. 3. Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Стеллажи, шкафы и полки нумеруются арабскими цифрами. При естественном освещении для ослабления световых потоков применяют светорассеивающие стекла, защитные шторы, жалюзи. Свет обесцвечивает все цветные изображения, при освещении солнечным светом многие из них полностью выцветают. Однако серьезную озабоченность до недавнего времени вызывал тот факт, что в соглашениях с муниципальными властями предусматривалось только размещение людей. Периодически обновляются медикаменты, приобретаются средства индивидуальной защиты, однако полный нормативный комплект индивидуальных средств защиты, других материальных ресурсов, необходимых для обеспечения безопасности людей и документов в особый период на сегодняшний день в архиве отсутствует. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители размещают вне помещения архива. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Для искусственного освещения должны применяться лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Похожие записи: